RODO – Ochrona danych osobowych
Pouczenie o prawach osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z ustawą nr 18/2018 Z.z. o ochronie danych osobowych (dalej „Ustawa") oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO")
I. TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA I PODSTAWOWE INFORMACJE:
1.1. Państwa dane osobowe są przetwarzane przez administratora (dalej "Spółka"):
TATRY apartments, s.r.o.
Štúrova 6
010 01 Žilina
REGON: 51905299
NIP: 2120840986
NIP UE: SK2120840986, zgodnie z §7a, rejestracja od 6.3.2024
1.2. Spółka może przetwarzać Państwa dane osobowe również za pośrednictwem podmiotu przetwarzającego. Spółka oświadcza, że przy wyborze podmiotu przetwarzającego zawsze działa z należytą starannością i dba o bezpieczne i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych powierzonych podmiotowi przetwarzającemu. Do głównych podmiotów przetwarzających należą platformy rezerwacyjne Booking.com, Expedia.com i Airbnb.com, za pośrednictwem których przyjmujemy większość rezerwacji. Podmiotami przetwarzającymi są w szczególności dostawcy systemów rezerwacyjnych, usług księgowych i innych usług wsparcia niezbędnych do świadczenia usług noclegowych.
1.3. Spółka udostępnia Państwa dane osobowe osobom trzecim tylko wtedy, gdy takie udostępnienie jest zgodne z RODO i Ustawą; udostępnienie to jest również uregulowane umownie w celu zapewnienia maksymalnej ochrony Państwa danych osobowych. Stronami trzecimi są w szczególności organy władzy publicznej i dostawcy usług niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych i umownych Spółki.
1.4. Spółka szanuje prywatność wszystkich osób, których dane dotyczą, z którymi ma kontakt, niezależnie od tego, czy Spółka przetwarza dane osobowe samodzielnie czy za pośrednictwem podmiotów przetwarzających. Bezpieczeństwo informacji i ochronę danych, szczególnie danych osobowych, Spółka uważa za istotny element swojego funkcjonowania na rynku usług noclegowych i dba o to, aby informacje w systemach Spółki były należycie chronione, przetwarzane wyłącznie przez upoważnione do tego osoby i nie były udostępniane osobom nieupoważnionym.
1.5. Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie stosunków umownych lub przedumownych, niepodanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i następnie wykonania umowy o świadczenie usług noclegowych może skutkować niemożnością świadczenia usług noclegowych. Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego Spółki (np. zameldowanie, policja cudzoziemców, księgowość, podatek od zakwaterowania), są Państwo zobowiązani do podania danych osobowych i tolerowania ich przetwarzania. Niepodanie danych osobowych w tych celach może skutkować niemożnością świadczenia usług noclegowych.
II. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH, ICH PRZECHOWYWANIE I UDOSTĘPNIANIE
2.1. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu świadczenia usług noclegowych i związanych z tym czynności, wynikających ze stosunku umownego lub na podstawie stosunku przedumownego w ramach rezerwacji zakwaterowania. Ze świadczeniem usług noclegowych wiążą się również obowiązki prawne, które spółka musi wypełniać zgodnie z:
- Ustawą nr 253/1998 Z.z. o zameldowaniu obywateli Republiki Słowackiej i rejestrze mieszkańców
- Ustawą nr 404/2011 Z.z. o pobycie cudzoziemców
- Ustawą nr 40/1964 Zb. Kodeks Cywilny (umowa o zakwaterowanie, wady, reklamacje)
- Ustawą nr 431/2002 Z.z. o rachunkowości
- Ustawą nr 595/2003 Z.z. o podatku dochodowym
- Ustawą nr 582/2004 Z.z. o podatkach lokalnych i opłacie za odpady komunalne
- Odpowiednim rozporządzeniem miasta o lokalnym podatku od zakwaterowania
2.2. W celu przesyłania informacji o rezerwacji, świadczenia usług noclegowych i związanej z tym komunikacji przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki i wykonania umowy o zakwaterowanie.
2.3. Na podstawie wykonania stosunku umownego i związanych z tym transakcji finansowych, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych związanych z prowadzeniem księgowości. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w szczególności na podstawie:
- Ustawy nr 431/2002 Z.z. o rachunkowości
- Ustawy nr 222/2004 Z.z. o podatku od towarów i usług
- Ustawy nr 595/2003 Z.z. o podatku dochodowym
- Ustawy nr 582/2004 Z.z. o podatkach lokalnych
2.4. W związku ze świadczonymi usługami noclegowymi możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu zgodnym z pierwotnym celem przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 4 RODO i w związku z art. 9 ust. 2 lit. c) RODO, jeżeli byłoby to niezbędne do obrony roszczeń prawnych. Celami przetwarzania są ewentualne reklamacje, postępowania sądowe, ugody pozasądowe, windykacja należności i dochodzenie roszczeń prawnych.
2.5. W prawnie uzasadnionym interesie Spółki leży przetwarzanie danych osobowych w celu poprawy świadczonych usług, dokumentowania ewentualnych wniosków, propozycji, żądań osób, których dane dotyczą, lub reklamacji, ich rozpatrywania lub dochodzenia/wykazywania roszczeń prawnych Spółki.
2.6. W prawnie uzasadnionym interesie administratora leży przetwarzanie danych kontaktowych podmiotów, z którymi prowadzi komunikację, ma stosunki handlowe itp. Dane kontaktowe naszych pracowników przetwarzamy zgodnie z § 78 ust. 3 ustawy nr 18/2018 Z.z.
2.7. W celu zapewnienia wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z RODO i Ustawy przy rozpatrywaniu wniosków osób, których dane dotyczą, wykonujących swoje prawa, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe przez okres 5 lat od rozpatrzenia wniosku.
2.8. W celu zabezpieczenia interesu publicznego w związku z archiwizacją dokumentów będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe dla celów zarządzania dokumentacją i archiwizacji zgodnie z ustawą nr 395/2002 Z.z. o archiwach i registraturach.
2.9. Spółka pozyskuje dane osobowe również za pośrednictwem platform rezerwacyjnych (Booking.com, Expedia.com, Airbnb.com), które występują jako niezależni administratorzy danych osobowych przy przetwarzaniu rezerwacji. Platformy te udostępniają nam Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia usług noclegowych na podstawie odrębnych umów o współpracy i zgodnie z ich własnymi politykami ochrony danych osobowych.
III. PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH
3.1. Państwa dane w formie umożliwiającej identyfikację Spółka przechowuje nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu, w którym dane osobowe są przetwarzane.
3.2. Państwa dane osobowe będą przechowywane w sposób bezpieczny, zgodnie z polityką bezpieczeństwa administratora i podmiotu przetwarzającego oraz tylko przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania. Dane osobowe i dokumenty można nam przesyłać wyłącznie za pośrednictwem zabezpieczonego adresu email checkin@jasnachalet.sk. Dostęp do tego adresu email i Państwa danych osobowych mają wyłącznie członkowie zarządu Spółki upoważnieni do przetwarzania danych osobowych, którzy przetwarzają je zgodnie z instrukcjami administratora i polityką bezpieczeństwa administratora. Jakakolwiek inna forma przesyłania danych osobowych nie jest uznawana za bezpieczną i Spółka nie ponosi za nią odpowiedzialności.
3.3. Państwa dane osobowe są archiwizowane zgodnie z zasadami retencji administratora. Z kopii zapasowych Państwa dane osobowe zostaną całkowicie usunięte, gdy tylko będzie to możliwe zgodnie z zasadami archiwizacji.
IV. PAŃSTWA PRAWA
4.1. Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych i prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Państwa dane osobowe są przetwarzane. W przypadku, gdy Państwa dane osobowe są przetwarzane, mają Państwo prawo do informacji w zakresie niniejszych zasad i dostępu do swoich danych osobowych.
4.2. Mają Państwo prawo do sprostowania przetwarzanych danych osobowych, jeżeli są one nieprawidłowe lub niedokładne. Dla Spółki bardzo ważne jest, aby posiadała prawidłowe informacje na Państwa temat.
4.3. Jeżeli Spółka przetwarza Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo do ich usunięcia (tzw. "prawo do bycia zapomnianym").
4.4. Mają Państwo prawo do ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
4.5. Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.
4.6. Mają Państwo prawo do przenoszenia danych.
4.7. Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej z siedzibą przy ul. Hraničná 12, 820 07 Bratysława, www.dataprotection.gov.sk.
V. DANE KONTAKTOWE
5.1. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych, realizacji Państwa praw lub innych kwestii związanych z ochroną danych osobowych mogą się Państwo z nami kontaktować:
Email: checkin@jasnachalet.sk
Pisemnie na adres: TATRY apartments, s.r.o., Štúrova 6, 010 01 Žilina
5.2. Na Państwa wniosek odpowiemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca. W przypadku złożoności lub dużej liczby wniosków jesteśmy uprawnieni do przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu terminu poinformujemy Państwa.
Niniejsze zasady ochrony danych osobowych wchodzą w życie w dniu 6 marca 2024 r.